Обсудить задачу
Интеграция

OK English — ежедневная выгрузка из alfaCRM в Google Таблицы

Для языковой школы OK English с четырьмя филиалами в Костроме настроили ежедневную выгрузку базы учеников из alfaCRM в Google Таблицы. Руководитель получает данные для анализа остатков по личным счетам и урокам в абонементах без ручного экспорта и ограничения в 1000 строк.

Схема интеграции OK English: база учеников alfaCRM (ученики, филиалы, абонементы, остатки денег и уроков, без архивных) через API забирает PHP-скрипт на хостинге; cron запускает его каждый день, скрипт собирает поля и полностью перезаписывает Google Таблицу, ведёт логи и повторные попытки. Руководитель получает ежедневно обновляемую таблицу для анализа остатков на личных счетах и уроков в абонементах — без ручного экспорта и лимита в 1000 строк
01 / 04

Задача

Руководитель языковой школы OK English использовал данные из alfaCRM как источник для аналитики. Для отслеживания остатков по личным счетам учеников и урокам в абонементах требовалась ежедневно обновляемая база в Google Таблицах.

Раньше данные приходилось экспортировать вручную. При этом стандартный экспорт alfaCRM был ограничен 1000 строками, а получение большего объёма требовало обращения к API. Задача — автоматизировать ежедневную выгрузку всей базы учеников, кроме архивных, и убрать зависимость от ручного экспорта.

С чем пришёл клиент

  • 01Данные для аналитики приходилось экспортировать вручную
  • 02Стандартный экспорт alfaCRM ограничивал выгрузку 1000 строками
  • 03Для анализа остатков требовалось ежедневно обновлять базу учеников
02 / 04

Решение

Мы разработали PHP-интеграцию, которая получает базу учеников через API alfaCRM и передаёт её в Google Таблицы. Скрипт размещён на хостинге и запускается ежедневно по cron. При каждом запуске содержимое таблицы полностью перезаписывается; ученики, перемещённые в архив, в выборку не попадают.

Выгрузка включает данные карточек учеников, сведения об обучении, филиалах, абонементах, денежных остатках и остатках уроков. Запуски и ошибки фиксируются в логах cron, настроены повторные попытки.

  1. 01

    Получение базы через API

    Настроили получение всей базы учеников из alfaCRM, исключая архивных, без ограничения стандартного экспорта в 1000 строк

  2. 02

    Передача данных в Google Таблицы

    Настроили запись полей учеников, включая филиал, статус обучения, группы, абонементы и остатки денег и уроков

  3. 03

    Ежедневное обновление

    Разместили PHP-скрипт на хостинге и настроили запуск по cron с полной перезаписью таблицы

  4. 04

    Контроль выполнения

    Настроили журнал запусков, фиксацию ошибок в логах cron и повторные попытки

СтекAPI alfaCRMAPI Google DocsPHPхостингcron
03 / 04

Результат

Руководитель OK English получает ежедневно обновляемую базу учеников в Google Таблицах без ручного экспорта. Интеграция работает и используется как источник данных для аналитики остатков по личным счетам и урокам в абонементах.

Получение данных полностью автоматизировано. Ограничение стандартного экспорта в 1000 строк больше не определяет объём выгрузки: база поступает через API, а архивные ученики исключаются из выборки.

  • База учеников в Google Таблицах обновляется ежедневно по расписанию
  • Ручной экспорт для получения данных больше не требуется
  • Выгрузка через API не зависит от ограничения стандартного экспорта в 1000 строк
  • Руководитель использует данные для анализа денежных остатков и остатков уроков
04 / 04

Команда проекта

  • Виталий АлексеевВиталий Алексеевменеджер проектаРуководитель, менеджер проектов
  • Арен АтянАрен АтянFull stack разработчикFullstack-разработчик

Нужен похожий результат?

Опишите задачу, и мы подскажем возможный путь решения.

Обсудить задачу

Подключить интеграцию

Обсудить задачу